Actele cadastrale ar putea fi arhivate electronic. Ce schimbări pregătește Guvernul
Documentele cadastrale ar urma să fie gestionate printr-o arhivă electronică, integrată în Sistemul informațional „Cadastrul bunurilor imobile”. Un proiect de hotărâre în acest sens urmează să fie examinat de Guvern la ședința din 28 octombrie.
Inițiativa prevede stabilirea unor reguli privind primirea, verificarea, clasificarea, validarea, semnarea, arhivarea și furnizarea documentelor electronice, precum și a copiilor scanate ale documentelor pe suport de hârtie.
Proiectul a fost elaborat de Agenția Geodezie, Cartografie și Cadastru, împreună cu Instituția Publică „Cadastrul Bunurilor Imobile”. Potrivit documentului, fișierele electronice și copiile scanate vor fi asociate dosarului electronic al bunului imobil, raportului lucrărilor cadastrale sau altor obiecte informaționale relevante. Înainte de arhivare, documentele vor trece printr-o zonă temporară de procesare, unde vor fi verificate, clasificate și validate.
Proiectul stabilește și diferențele dintre documentele create în format electronic și cele scanate de pe suport de hârtie. Sistemul va trebui să păstreze informațiile despre proveniența documentelor, forma inițială și statutul juridic al acestora.
Operațiunea de arhivare va fi confirmată prin semnătura electronică a utilizatorului autorizat. Aceasta va atesta efectuarea operațiunii, fără să modifice documentul arhivat sau să afecteze semnăturile electronice existente.
Sistemul va păstra și metadate despre documente, inclusiv tipul acestora, data recepționării, sursa, utilizatorul care a efectuat operațiunea, bunul imobil la care se referă și statutul documentului. Accesul la arhivă va fi controlat, iar operațiunile vor putea fi urmărite și verificate.
Autorii proiectului susțin că arhiva electronică va facilita „găsirea și verificarea documentelor, va reduce riscul existenței unor copii duplicate și va îmbunătăți trasabilitatea deciziilor administrative”. Sistemul ar urma să asigure totodată măsuri pentru securitatea informațiilor și protecția datelor cu caracter personal.
Documentul prevede și costuri pentru dezvoltarea sau adaptarea tehnică a sistemului, stocarea datelor, integrarea cu alte sisteme, securitate, mentenanță și instruirea personalului. Totuși, acestea nu au fost stabilite cu exactitate, întrucât nu a fost elaborată o estimare tehnico-economică distinctă.
Dacă va fi aprobat de Guvern, proiectul va intra în vigoare la o lună de la publicarea hotărârii în Monitorul Oficial.
